Tallinna raekoja saalid on kindlaks määratud sisekujundusega, mida üldreeglina ei muudeta.
Kodanikesaal
Kodanikesaal e. ajalooline eeskoda on teatristiilis ja mahutab 100 inimest. Kodanikesaal on sobiv koht vastuvõtu ametliku osa pidamiseks: tervitusteks, lühemateks kõnedeks ja kontserdiks.
Suuremate vastuvõttude puhul on võimalik kodanikesaali katta buffet laud püstijala vastuvõtu tarbeks. Sellisel juhul tõstab toitlustaja pingid ja toolid seinte äärde. Kodanikesaalis võib julgelt kasutada pukklaudu.
Kodanikesaalis on kontsertklaver “Estonia”, mida kokkuleppel raekojaga võib kasutada vastuvõtu muusikalisteks etteasteteks. Raekojas on olemas ka muusikakeskus taustmuusika mängimiseks külaliste kogunemise ajal. Muusikakeskuse kasutamine palume raekojaga eelnevalt kokku leppida.
Raesaal
Raesaalis e. ajaloolises peasaalis peituvad haruldased kunstiväärtused (14. – 15. sajandi raepingid, 16. sajandi seinamaalingud, 17. sajandi lünettmaalid, nikerdfriisid ja lühtrid jne.) seavad kõigele raesaalis toimuvale ranged piirangud. Nendega tuleb arvestada, kui soovitakse raesaali kasutada püstijala vastuvõtuks. Sel juhul katab korraldaja poolt tellitud toitlustusfirma kas suupistelaua või pakutakse suupisteid käelt. Raesaalis tuleb silmas pidada püstijala toitlustamise reegleid: kõike pakutavat peab saama vaevata süüa püstijala ja käelt. Raesaalis on pingid vastavalt ajaloolisele ruumiprogrammile seinte ääres. Eraldi toetuspindu ei ole. See eeldab menüü kavandamisel toitu või suupisteid , mida saab süüa ühe käega või kahvliga, ilma nuga kasutamata. Kohvi ja tordi pakkumine püstijala vastuvõtul on problemaatiline. Tordi asemel soovitame magusaid suupisteid, mida ei pea taldrikult lusikaga sööma samal ajal kui kohvitassi kuhugi panna ei ole. Kohvi ja torti saab teatud tingimustel pakkuda kodanikesaalis. Arutage meiega läbi, anname nõu.
Cateringfirmad
Tallinna raekojas üritusi teenindavad firmad peavad kindlasti olema kursis raekojas kehtivate reeglitega. Põhilisteks toitlustajateks, kel on kogemusi raekoja ürituste teenindamisel ja kes siin hästi hakkama saavad on: Plus Catering, Põhjala, Ribe, Nordic Catering, Fee, Catering Service, Jahh Catering, Astora Catering, Caviar Catering, Tervise Catering, Menu jt. Kasutada võib ka teisi tublisid tegijaid, kuid see palume raekojaga kooskõlastada. Soovitame eelnevalt koos toitlustajaga raekojas ära käia, et saaksime siin koos kõik üritusse puutuva kokku leppida.
Garderoob, tualetid ja ligipääsetavus
Lisaks on ürituse käsutuses ka ajaloolises kaubasaalis (1. korruse vestibüülis) asuv iseteenindusega garderoob ning keldris asuvad tualettruumid. Baariruum e. ajalooline veinikelder on ürituste ajal toitlustajate/esinejate ettevalmistusruumiks.
Ratastooliga külastajatest palume meid ette teavitada. Invatõstuk on raekojas olemas, aga ratastooli transportimiseks tuleb raekojas teha ettevalmistusi, mis võtavad aega (tõstuk ukse juurde sõidutada, relsid maha panna jms). Tõstuk viib ainult raekoja peakorrusele (kodanikesaal ja raesaal). Invatualetti raekojas ei ole.
Raekoja üürimine üritusteks
Palun kooskõlastage ürituse sisu ja eesmärk, formaat, toimumise aeg (alguse- ja lõpukellaaeg), külaliste arv, esinejad ja toitlustajad jms. raekoja personaliga (tööpäevadel kell 9-17 tel. 6 457 900, raekoda@tallinnlv.ee).
Kui ürituse üksikasjad on kooskõlastatud, saatke palun ametlik taotlus raekoja üürimiseks aadressil raekoda@tallinnlv.ee. Taotlusel peab olema kirjas:
- ürituse eesmärk: keda te vastu võtate ja mis puhul, miks soovite neid vastu võtta raekojas;
- ürituse toimumise aeg: kuupäev, alguse- ja lõpukellaaeg;
- oodatav külaliste arv;
- ürituse sisu ja formaat: mis toimub ja mis formaadis;
- toitlustaja, muusikud jt esinejad, keda soovite kaasata.
Tellija/maksja kohta on vajalikud järgmised andmed:
– asutuse registrikood / eraisikul isikukood
– aadress
– käibemaksukohustuslasel KM Reg.nr.
– e-maili aadress, millele Tallinna Linnakantselei raamatupidamine saadab elektroonilise arve.
Üür
Raekoja üür on vastavalt Tallinna Linnavalitsuse kehtestatud hinnakirjale 200 € /tund. Hind sisaldab käibemaksu. Üür nii ürituse ajal kui sellele eelneval ettevalmistusajal ja ürituse järgsel koristusajal sama. Üüri arvestatakse alates sellest ajast, mil saabuvad ürituse korraldajad ja läbiviijad kuni ajani, mil lahkuvad viimased üritusega seotud inimesed. Paaritunnise vastuvõtu korraldamiseks kuni 100-le inimesele tuleb arvestada vähemalt 5 tundi üüriaega – umbes 2 tundi kulub toitlustajal aega suupistelaua ülespanekuks ja 1 tund mahavõtmiseks. Üür on siis vastavalt 1000 €. Väiksema vastuvõtu puhul (kuni 50 inimest) võib aega kuluda 1 tund vähem, siis võib arvestada keskmiselt 4 tunniga. Aeg sõltub inimeste arvust, laua suurusest ning toitlustaja kogemusest ning see on vaja üritusel teenindava caterinfirmaga täpsustada.
Arve saadab Tallinna Linnakantselei raamatupidaja hiljemalt nädal enne ürituse toimumist ja reeglina mitte enne kui samal kuul, mil üritus toimub. Arve peab olema enne ürituse toimumist makstud. Kui üüriaega kulub kokkulepitust kauem, koostab Tallinna Linnakantselei lisaarve ja tasuda tuleb ka ületatud aja eest.
