Ametlikud vastuvõtud

NB! Seoses Eesti Vabariigi 100.aastapäevale pühendatud kunstinäitusega ei saa raekojas vastuvõtte korraldada vahemikus 22.jaanuar 2018 - 14.mai 2018. 

Raekoda on eelkõige Tallinna Linnavalitsuse esindushoone, kus linnavalitsus korraldab oma ametlikke esindusüritusi. Raekoda üüritakse välja ka muudeks ametlikeks esindusüritusteks, eelkõige konverentsivastuvõttudeks. Raekojas ei peeta eraisikute tähtpäevi (erandiks võivad olla Tallinna vapimärgi omanikud), pidusid või meelelahutusüritusi. Raekoda ei saa üürida turismirühmade toitlustamiseks ega õhtusöökideks.

Vastuvõttudeks üüritakse välja kodanikesaal ja raesaal. Raekojas saab toimuda üheaegselt üks üritus ja seega ruume eraldi välja ei üürita. Maksimaalne külaliste arv on 100, suvisel ajal mahub kodanikesaali püstijala vastuvõtule kuni 140 inimest. Raekoja saalid on kindlaks määratud sisekujundusega, mida üldreeglina ei muudeta. 
 
Kodanikesaal   e. ajalooline eeskoda on teatristiilis ja mahutab 100 inimest (koos klapptoolidega on istekohti 110). Kodanikesaal on sobiv koht vastuvõtu ametliku osa pidamiseks: tervitusteks, lühemateks kõnedeks ja kontserdiks. Suuremate vastuvõttude puhul on võimalik kodanikesaali katta buffet laud. Kodanikesaalis on kontsertklaver, mida kokkuleppel raekojaga võib kasutada vastuvõtu muusikalisteks etteasteteks. Raekojas on olemas ka muusikakeskus CD-lt taustmuusika mängimiseks külaliste kogunemise ajal. Muusikakeskuse kasutamine palume raekojaga eelnevalt kokku leppida. 

Raesaalis e. ajaloolises peasaalis peituvad haruldased kunstiväärtused (14. - 15. sajandi raepingid, 16. sajandi seinamaalingud, 17. sajandi lünettmaalid, nikerdfriisid ja lühtrid jne.) seavad kõigele raesaalis toimuvale ranged piirangud. Nendega tuleb arvestada, kui soovitakse raesaali kasutada püstijala vastuvõtuks. Sel juhul katab korraldaja poolt tellitud toitlustusfirma kas suupistelaua või pakutakse suupisteid käelt. Raesaalis tuleb silmas pidada püstijala toitlustamise reegleid: kõike pakutavat peab saama vaevata süüa püstijala ja käelt. Raesaalis ei ole toetuspindu ega piisavalt istekohti ning pukke raesaalis kasutada ei tohi.  See eeldab menüü kavandamisel suupisteid või toitu, mida saab süüa ühe käega või kahvliga, ilma nuga kasutamata. Kohvi ja torti püstijala vastuvõtul pakkuda ei saa. Ka tordi asemel soovitame magusaid suupisteid, mida ei pea taldrikult lusikaga sööma samal ajal kui kohvitassi kuhugi panna ei ole.
Kohvi ja torti saab teatud tingimustel pakkuda kodanikesaalis. Arutage meiega läbi, anname nõu. 

Raekojas üritusi teenindavad firmad peavad kindlasti olema kursis raekojas kehtivate reeglitega. Põhilisteks toitlustajateks, kel on kogemusi raekoja ürituste teenindamisel ja kes siin hästi hakkama saavad on: Frens, Fee, Catering Service, Event Catering, Tervise Catering, Carmen Catering, Menu, Hõbepeeker, Veskaru, Astora Catering jne. Kasutada võib ka teisi tublisid tegijaid, kuid see tuleb raekojaga kooskõlastada. Soovitame eelnevalt koos toitlustajaga raekojas ära käia, et saaksime siin koos kõik üritusse puutuva kokku leppida.

Lisaks on ürituse käsutuses ka ajaloolises kaubasaalis (1. korruse vestibüülis) asuv iseteenindusega garderoob ning keldris asuvad tualettruumid. Baariruum e. ajalooline veinikelder on ürituste ajal toitlustajate/esinejate ettevalmistusruumiks.

RAEKOJA ÜÜRIMINE ÜRITUSTEKS 

Tallinna Raekoda allub Tallinna Linnakantseleile. Ürituse läbiviimiseks raekojas annab loa linnasekretär. Eelnevalt palume ürituse sisu ja eesmärk, formaat, toimumise aeg (alguse- ja lõpukellaaeg), külaliste arv, esinejad ja toitlustajad jms. raekoja  personaliga kooskõlastada (tööpäevadel tel. 6 457 900,  raekoda@tallinnlv.ee).

Kui üritus on raekojaga kokku lepitud, tuleb saata taotlus raekoja üürimiseks linnasekretär Toomas Sepale aadressil raekoda@tallinnlv.ee. Taotlusel peab olema kirjas ürituse toimumise kuupäev ja kellajad ning mis üritusega on tegemist. Vastuvõtu puhul palume ka täpsustada, keda te vastu võtate ja miks soovite neid vastu võtta raekojas.

Tellija/maksja kohta on vajalikud järgmised andmed:

- asutuse registrikood / eraisikul isikukood
- aadress
- käibemaksukohustuslasel KM Reg.nr.


ÜÜR

Raekoja üür on vastavalt Tallinna Linnavalitsuse kehtestatud hinnakirjale 200 € /tund. Hind sisaldab käibemaksu. 

Üür nii ürituse ajal kui sellele eelneval ettevalmistusajal ja ürituse järgsel koristusajal sama. Üüri arvestatakse alates sellest ajast, mil saabuvad ürituse korraldajad ja läbiviijad kuni ajani, mil lahkuvad viimased üritusega seotud inimesed. Keskmise, s.t. paaritunnise vastuvõtu korraldamiseks kuni 100-le inimesele tuleb arvestada vähemalt 5 tundi üüriaega - umbes 2 tundi kulub toitlustajal aega suupistelaua ülespanekuks ja 1 tund mahavõtmiseks. Üür on siis vastavalt 1000 €Väiksema vastuvõtu puhul (kuni 50 inimest) võib aega kuluda 1 tund vähem, siis võib arvestada keskmiselt 4 tunniga. Aeg sõltub inimeste arvust, laua suurusest ning toitlustaja kogemusest ning see on vaja üritusel teenindava caterinfirmaga täpsustada. Arve saadab Tallinna Linnakantselei haldusteenistuse raamatupidamine hiljemalt nädal enne ürituse toimumist ja reeglina mitte enne kui samal kuul, mil üritus toimub. Arve peab olema enne ürituse toimumist makstud. NB! Kui üritus väljub kokkulepitud aja piiridest, koostab Tallinna Linnakantselei lisaarve ja tasuda tuleb ka ületatud aja eest.